Как цифовой офис вырос от автоматизации лампочек до экономики данных
Сервисные офисы зарабатывают и привлекают клиентов за счет ИТ-инфраструктуры, которая управляет экосистемой всего помещения и даже парковкой. Цифровые платформы превращают квадратные метры в прозрачный актив, позволяя компаниям масштабировать функционал. Интернет вещей и различные приложения повышают эффективность всех бизнес-процессов. Почему компании выбирают умные офисы и сервис в один клик; как из западного и отечественного ПО попытаться сшить уютное экосистемное «одеяло», читателям PRO Шеринг рассказала операционный директор ASPACE Мария Грибакина.
Пространство как сервис
— Какие свежие программные решения со стороны арендодателей могут повысить маржинальность и лояльность клиентов?
Умный офис в 2026 году — это уже не про лампочки, которые загораются по хлопку, а про экономику данных. Повысить доходность гибкого офиса помогают единые цифровые платформы управления (технологии недвижимости, PropTech), которые трансформируют квадратные метры в прозрачный актив.
Системы мониторинга рабочих мест избавляют бизнес от необходимости арендовать офис из расчета «один стол на одного сотрудника». Если аналитика подтверждает, что при смешанном графике в офисе одновременно находится не более 70% команды, компания берет 70 мест вместо 100. Модель «пространство как сервис» (Space-as-a-Service) избавляет от избыточных площадей и позволяет масштабировать штат без раздувания бюджета. Решения о переезде или расширении принимаются на основе статистики загрузки, а не субъективных ощущений.
Автоматизация на базе интернета вещей (IoT) дополнительно снижает затраты. Умное управление климатом по датчикам присутствия сокращает эксплуатационные издержки на 20–30%. В результате собственник повышает маржинальность метра, а клиент получает справедливую стоимость и сервис под свои бизнес-процессы. На этом рынке работают такие ИТ-компании, как «Ай-Куб». Анализ данных с IoT позволяет эффективно использовать переговорные зоны, гостевые парковки. За счет собранной информации видно, в какое время переговорные простаивают, а когда переполнены. То же самое с другим общими площадями, включая парковочные места. Арендаторы на основе анализа перестраивают графики, повышая эффективность использования. Для арендодателей это также дополнительный заработок в управлении пространством на основе аналитики.
Что касается лояльности арендаторов, мы видим, что она напрямую связана с отсутствием лишних взаимодействий с персоналом. Эту задачу решают сервисные приложения для резидентов, автоматизирующие процессы по принципу «одного окна». Например, мобильное приложение ASPACE снимает с клиента бытовые заботы, превращая аренду в бесшовный цифровой продукт.
В интерфейсе реализован принцип «задача за одну минуту»: бесконтактный вход, оформление гостевых пропусков, бронирование индивидуальных шкафчиков, переговорных и рабочих столов, а также цифровая служба поддержки. Когда любые действия — от открытия двери до вызова техника — выполняются в один клик, это становится решающим фактором комфорта для 90% сотрудников.
При создании мобильного приложения ASPACE мы отказались от западных коробочных решений и разработали собственный каркас, интегрировав в него отечественные сервисы. Внедрение платформы Indaspace обеспечило бесшовное бронирование рабочих мест и парковки. Замена зарубежного Zendesk на российскую систему Okdesk ускорила обработку заявок на уборку и ремонт. Дополнительную ценность создают встроенные программы привилегий от Primezone. В одном интерфейсе сотрудники резервируют переговорные и получают скидки в ресторанах — так офис превращается из места работы в полезный сервисный продукт для жизни.
Импортозамещение в поисках экосистемы
— Почему на рынке мало цифровых решений новой волны?
Долгое время наш рынок проптех-технологий (PropTech) ехал на готовых западных рельсах: компании просто покупали лицензии на проверенные платформы вроде SpaceOS, Yardi или Essensys. Это было удобно, но создавало иллюзию стабильности. После ухода глобальных игроков и прекращения поддержки систем мобильного доступа (например, HID) импортозамещением пришлось заниматься на ходу. Часто разработчики предлагали типовое ПО, которое не учитывало специфику гибких офисов со сложными схемами аренды и почасовым бронированием мест.
За последние несколько лет на рынке появились новые отечественные команды. Например, UnSpot и Simple Office предлагают софт для управления гибридным графиком, а Anima Technologies — системы для управления пространством и технического контроля инженерных систем. Также гибкую платформу для управления коммерческой недвижимостью предлагает компания MANUFAQTURY, создающая пространства под запрос клиента.
Но давайте будем честны, массовый переход на новые продукты остается вызовом из-за двух ключевых барьеров:
Первый — это конфликт железа. Офисы годами оснащались западным оборудованием, и его совместимость с новым российским ПО часто превращается в сложную задачу. Приходится искать технически совместимые связки. Например, китайские терминалы ZKTeco отлично интегрируются с отечественной системой ProxWay, что позволяет сохранить стабильную работу СКУД без полной переделки инфраструктуры здания.
Вторая проблема — это отсутствие единой экосистемы. Если западные вендоры предлагали решения «все в одном», то сейчас ИТ-инфраструктуру приходится собирать как конструктор. Проблема усугубляется борьбой за клиента: крупные игроки развивают закрытые монопродукты, тогда как рынку остро необходим открытый обмен данными.
В итоге внедрение новых ИТ-продуктов обходится дороже и требует больше ресурсов на поддержку. Многие операторы до сих пор доверяют консервативным, но проверенным решениям. Например, Hotdesk популярен благодаря надежности в базовых задачах, а для корпораций с масштабными оцифрованными планами незаменима «Карта Офиса».
Наконец, имеет место и нехватка базовой оснащенности зданий. Многие бизнес-центры даже в столице конструктивно не готовы к сложному ПО. Встраивание продвинутой платформы в старый объект требует масштабной модернизации сетей. На фоне экономической нестабильности далеко не все собственники готовы вкладываться в умную начинку с неочевидным сроком окупаемости.
ИТ-вендоры ждут спроса
— Почему владельцы коворкингов не создают совместных проектов по цифровизации с вендорами для формирования нового тренда?
Идея альянса владельцев офисов и ИТ-разработчиков логична, но пока она упирается в жесткую экономику. Создание софта корпоративного уровня требует серьезных инвестиций, участия бизнес-ангелов или профильных фондов вроде «Сколково». Инвесторы же проявляют осторожность из-за узости ниши: рынок гибких офисов все еще формируется, и текущего количества площадок недостаточно для быстрой окупаемости дорогого ПО.
Сейчас индустрия находится в режиме ожидания. В приоритете — не футуристичные концепты, а стабильные и доступные инструменты, гарантирующие бесперебойную работу. Отрасль ждет момента, когда критическая масса отечественных решений позволит не просто копировать западный опыт, а диктовать свои тренды.
В целом прогноз скорее позитивный: рынок проходит этап болезненной, но необходимой трансформации, чтобы, наконец, перестать зависеть от внешних лицензий. Цифровизация неизбежна. Но реальный результат она принесет там, где технологии будут решать прикладные задачи бизнеса, делая путь пользователя бесшовным.
Подготовил Иван Измайлов
Фото: ASPACE, PRO Шеринг
